Un'informativa, due versioni: la chiarezza non è una scelta di stile

Un'informativa chiara non è una scelta di stile

Nelle informative sul trattamento dei dati circola da anni una prosa che sembra scritta per non essere letta. Ne riportiamo un estratto, scritto a scopo dimostrativo:

Il Titolare del trattamento, in persona del legale rappresentante pro tempore, informa l'interessato che i dati personali dallo stesso conferiti, ovvero altrimenti acquisiti nell'ambito dell'erogazione dei servizi, saranno oggetto di trattamento, anche mediante l'ausilio di strumenti elettronici e/o automatizzati, per le finalità di cui alla presente informativa nonché per ogni ulteriore finalità connessa e/o strumentale, nel rispetto dei principi di cui all'art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679, per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle stesse e comunque non oltre i termini previsti dalla normativa vigente.

È una frase sola, di oltre ottanta parole. Con il nostro LX Complexity Score, l'indice di comprensibilità che abbiamo sviluppato, ottiene 37 punti su 100: giudizio "critico".

Riscrivere un testo così costringe a decidere cosa si sta dicendo.

Che cosa si scopre riscrivendo

Riscrivere un testo così costringe a decidere cosa si sta dicendo, e fa emergere tre problemi che il linguaggio oscuro nascondeva.

Il linguaggio. L'art. 12, par. 1 del GDPR chiede informazioni "in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro". Una frase di ottanta parole non lo è.

Le finalità. "Ogni ulteriore finalità connessa e/o strumentale" non è una finalità determinata ed esplicita (art. 5, par. 1, lett. b). Le finalità vanno elencate, ciascuna con la propria base giuridica.

La conservazione. "I termini previsti dalla normativa vigente" non dice nulla all'interessato. Il periodo di conservazione, o i criteri per determinarlo, va indicato (art. 13, par. 2, lett. a).

La versione riscritta

Nella versione "dopo" il testo è diviso in tre blocchi con un titolo ciascuno:

• Chi usa i tuoi dati. Titolare, indirizzo, contatto per le domande.
• Per cosa li usiamo. Due finalità. Fornire il servizio richiesto (base giuridica: il contratto). Emettere le fatture e rispettare gli obblighi fiscali (base giuridica: un obbligo di legge). Nessun altro scopo senza informare prima.
• Per quanto tempo. Per la durata del contratto; i dati delle fatture per 10 anni, come richiede la legge; poi cancellazione.

Il punteggio sale a 100 su 100.

Perché conta anche fuori dal diritto

Sul piano legale la chiarezza è un obbligo (art. 12, par. 1) e un principio del trattamento: la trasparenza (art. 5, par. 1, lett. a) va anche dimostrata (art. 5, par. 2). Chi subisce un danno, materiale o immateriale, ha diritto al risarcimento (art. 82).

Sul piano reputazionale il testo chiaro fa meno rumore e rende di più. Chi capisce come vengono usati i suoi dati è più disposto a condividerli e a restare cliente. Un'informativa leggibile diventa parte dell'esperienza del brand e riduce richieste di chiarimento, contestazioni e ragioni per un reclamo al Garante.

È la stessa logica del legal design: un documento giuridico si giudica da quanto funziona per chi lo deve usare. Potete misurare i vostri testi con LX Complexity Score, gratuito e con elaborazione nel browser, su deeptechlaw.it/lab.